De programacion y otros demonios: PM

Primero aclaremos según PMI, Qué es un entregable?

R// Es cualquier producto medible y verificable que se elabora para completar u proyecto o parte de un proyecto .

Qué es la matriz de entregables ?

R// Es una herramienta que podemos usar para apoyar el proceso de "VALIDAR EL ALCANCE" que hace parte del grupo de procesos de SEGUIMIENTO Y CONTROL y consiste en revisar los entregables del proyecto con el cliente o patrocinador (en mi caso con mis proveedores ya que yo soy el cliente), para verificar que se han completado satisfactoriamente y así obtener la aceptación formal.

Entonces en mi caso, en los contratos con cada proveedor se establecen los entregables a los que se comprometen (a grandes rasgos) ej. desarrollo de software instalado, configurado y funcionando en el servidor, código fuente, y documentación de capacitación, operación y mantenimiento del sistema..... eso reza el contrato, pero de sólo ese pedazo se desprenden varios entregables; imagina que sólo la documentación de capacitación puede derivarse en que cada módulo tenga una documentación aparte y para la capacitación me dan el manual de usuario, la ppt que se usó durante la capacitación y encima pongámosle tambien el acta de asistencia de la misma.

Entonces lo que parecía sencillo: documentación de capacitación se transforma en: 3 entregables * c/d módulo del sistema.

Compliquemos un poco más las cosas, ahora imaginemos que es un proyecto con 28 módulos entregados en diferentes momentos del tiempo a lo largo de 2 años... cuando vayas a cerrar el proyecto y necesites validar que todos los entregables fueron aceptados satisfactoriamente (versus el contrato) te vas a ir una por una a todas las actas que le firmaste al proveedor?.. nnnaaaa ... mejor hagamos una MATRIZ DE ENTREGABLES desde el principio y así todo claro y sencillo.

NOTA: Cada vez que necesites modificar la matriz de entregables del proyecto deberás hacer un control de cambios, por ser un documento oficial y parte del plan de gestión del proyecto sólo se puede modificar mediante CC.

Qué debe llevar una buena matriz de entregables?

R// No está escrito ni quemado en piedra, lo que te diré se basa en mi experiencia si tu conoces algo que me falte por favor deja un comentario para que despues lo agregue (y gracias de antemano por tu aporte).

Te voy a mostrar algunos ejemplos:

Ejemplo 1

Qué me gustó -> Presenta la matriz cruzada con las fases del proyecto y los entregables agrupados por frente (ej. pruebas, requerimientos funcionales, etc)

Ejemplo 2

Qué me gustó -> Tiene la columna de Fecha Esperada (que debería coincidir con tu cronograma) y la Fecha Real (porque generalmente hay pequeños retrasos), también tiene la columna de Estado.. porque puede que el proveedor te lo haya entregado el 16 del mes pero tu no lo has aprobado, entones se hace necesario tambien tener fechas reales de entrega y aprobación no sea que como cliente seas tu quien no ha dado el visto bueno y por eso esté retrasado.

Práctica personal. Una buena matriz en mi concepto debería tener:

Entregables agrupados tanto por proceso como por fase del cronograma. Así es más fácil hacer seguimiento a esta matriz versus el mismo avance que voy teniendo en el cronograma. Es decir, en cronograma estoy en ejecución pues busco en la misma columna el agrupado correspondiente.
Columna estado. Me permite identificar fácilmente en qué esta el entregable. En la imagen inferior hay entregables aceptados (que ya deben tener acta de aceptación formal), otros que el proveedor me ha entregado y yo estoy pendiente de aprobar y otros en blanco que no me han entregado :)

Fechas planeadas, y reales de entrega y aceptación. La fecha planeada debería corresponder con el hito de cronograma, donde obviamente la entrega debe ser anterior a ésta para que el cliente tenga tiempo de validar el entregable. Porqué hago la diferencia (que parece tan obvia), bueno un proveedor alguna vez atercaba que le debía pagar pues el me entregó el documento y el contrato sólo decía que se pagaba contra entregable entregado ... gggrrr... cómo paga uno sin haber probado? .. mugroso proveedor eso es como si te tiraran encima del escritorio el documento, y tienes que pagar antes de poder verlo.... que tal !!... en fin. Y es por esta experiencia que tocó llevar el seguimiento de cuándo lo entregaba (fecha de entrega) y cuándo lo aprobabamos nosotros (fecha aprobación) así logramos ajustar los tiempos para evitar los retrasos en el cronograma.

Uso de colores en las fechas vencidas. Me gusta colocar en color rojo las fechas que tuvieron desfase, para identificarlas más fácilmente en el archivo en la imagen inferior se observa en los entregables de cronograma integral y plan de iteraciones.

Uniendo las características que me gustan, tendríamos algo parecido a la imagen siguiente: