viernes, 9 de septiembre de 2016

PM - Cómo quemar linea base sólo de algunas tareas modificadas

Imagina que tienes que realizar un cambio a 2 tareas de tu cronograma y debes quemar línea base sólo de eso,  Cómo hacerlo?

Primero aclaro qué deseo hacer,  tengo un cronograma de un proyecto de ingenieria civil pactado con mis proveedores donde le quemamos linea base con la primera planeación que hicimos.  (no soy ingeniera civil ni tengo idea de eso, así que si estoy escribiendo una burrada déjenme un comentario sobre como redactarlo mejor, o ignoren el error y siganme la idea :)  )




Uno de los proveedores (Bob el constructor) tiene a cargo lo concerniente a las obras provisionales (id 2) y otro proveedor (PepaPig) es la encargada de las obras preliminares (id 9).

Como muestra la imagen, Bob está retrasado 2 día respecto a lo planeado (columnas linea base); y MS Project realiza la proyección del proyecto con lo que tiene de duración restante y de linea base para aquellas tareas que no han empezado; es decir, MS Project me dice que si sigo como voy y con lo planeado, no voy a terminar las obras provisionales el 8 de Julio 2013 sino el 10 de Julio ( ver columnas proyectas:  Comienzo y fin ).  Con Bob tengo una cláusula contractual donde por cada día de retraso como cliente tengo derecho a un descuento en la factura del 10%, por lo que no me interesa mover las fechas que teníamos pactadas, además porque necesito terminar el proyecto en la fecha planeada y quiero que Bob encuentre planes de recuperación de su retraso.

Ahora, en reunión con PepaPig nos damos cuenta de un problema con la limpieza del terreno (id 12) que no tuvimos en cuenta la temporada de lluvias y nos toca mover la fecha del plan.  Como cliente no veo problema y acuerdo con PepaPig mover las fechas de esta actividad para iniciar en Agosto y del Trazo y Replanteo (id 14).

Bien, cómo hago para quemar la nueva linea base si cuando MS Project quema LB toma las nuevas fechas que hay en las columnas Comienzo y Fin?  No quiero mover todas las tareas, que hago?

Práctica Personal, me gusta mantener el histórico de lineas base así que uso los espacios disponibles que tiene MS Project (10 espacios).

R//  Como acostumbro guardar mis históricos de líneas base, voy a tener que guardar en 2 espacios diferentes y así mismo ellos tendrán un comportamiento diferente.

Primero, seleccionamos con el mouse las tareas a las que queremos cambiar fechas



Luego, guardemos en un espacio nuevo (aquellos que no tienen fecha al final) en mi caso la línea base 2, mira:



Ahhh  bueno, para llegar a esta parte le das Menú Proyecto -> Establecer línea base.

Mira que en la imagen en la parte de abajo dice Para y he seleccionado Tareas seleccionadas y solo De subtareas a tareas de resumen seleccionadas


y listo!  Aceptar... el resultado:




Y uno se pregunta:  Cómo así? qué pasó aquí?  las demás tareas de linea base 2 quedaron como NOD... jajaja   sí, MS Project hizo justo lo que le dijimos: quemar linea base sólo de las actividades seleccionadas....   jajajja......

Igual me gusta la idea, este control de cambios fue aprobado para sólo modificar este pedazo del cronograma y es lo que quedará guardado en linea base 2.  :)

Pero yo necesito poder hacer seguimiento completo con estas nuevas fechas... como todos mis campos personalizados están formulados con las columnas comienzo linea base y fin linea base (la que no tiene numeración) pues debo volver a grabar linea base con el proceso descrito anteriormente pero sobreescribiendo la linea base sin numeración.  Al hacerlo el resultado es:



En la imagen observamos:

Comienzo y Fin linea base ->  La planeación que a hoy rige el proyecto (incluido el cambio de fechas en las actividades de PepaPig)

Comienzo y Fin linea base1 -> La planeación original del proyecto sin ningún control de cambios

Comienzo y Fin linea base 2 -> Los cambios al cronograma aprobados mediante control de cambios #1.

De esta manera mantengo lo acordado con Bob y los nuevos cambios de PepaPig sin afectar el resto del cronograma.

Cosas a tener en mente:

  • Como estoy eligiendo qué actividades quemar... si las actividades de PepaPig modifican otro paquete de trabajo por ser su predecesora, y ésa actividad no la elijo para quemar linea base, pues no será modificada y me encontraré en el proyecto con la encrucijada de una actividad de BOB que depende de PepaPig y que no cambié su fecha..... plop !  Bob me podría demandar !! jajaja

PM - Matriz de Entregables

Primero aclaremos según PMI, Qué es un entregable?

R//  Es cualquier producto medible y verificable que se elabora para completar u proyecto o parte de un proyecto .

Qué es la matriz de entregables ?



R//  Es una herramienta que podemos usar para apoyar el proceso de "VALIDAR EL ALCANCE" que hace parte del grupo de procesos de SEGUIMIENTO Y CONTROL y consiste en revisar los entregables del proyecto con el cliente o patrocinador (en mi caso con  mis proveedores ya que yo soy el cliente), para verificar que se han completado satisfactoriamente y así obtener la aceptación formal.  

Entonces en mi caso, en los contratos con cada proveedor se establecen los entregables a los que se comprometen (a grandes rasgos) ej.  desarrollo de software instalado, configurado y funcionando en el servidor, código fuente, y documentación de capacitación, operación y mantenimiento del sistema..... eso reza el contrato, pero de sólo ese pedazo se desprenden varios entregables; imagina que sólo la documentación de capacitación puede derivarse en que cada módulo tenga una documentación aparte y para la capacitación me dan el manual de usuario, la ppt que se usó durante la capacitación y encima pongámosle tambien  el acta de asistencia de la misma.  

Entonces lo que parecía sencillo: documentación de capacitación se transforma en: 3 entregables * c/d módulo del sistema.

Compliquemos un poco más las cosas, ahora imaginemos que es un proyecto con 28 módulos entregados en diferentes momentos del tiempo a lo largo de 2 años... cuando vayas a cerrar el proyecto y necesites validar que todos los entregables fueron aceptados satisfactoriamente (versus el contrato) te vas a ir una por una a todas las actas que le firmaste al proveedor?.. nnnaaaa ... mejor hagamos una MATRIZ DE ENTREGABLES desde el principio y así todo claro y sencillo.

NOTA:  Cada vez que necesites modificar la matriz de entregables del proyecto deberás hacer un control de cambios, por ser un documento oficial y parte del plan de gestión del proyecto sólo se puede modificar mediante CC.

Qué debe llevar una buena matriz de entregables?

R// No está escrito ni quemado en piedra, lo que te diré se basa en mi experiencia si tu conoces algo que me falte por favor deja un comentario para que despues lo agregue (y gracias de antemano por tu aporte).

Te voy a mostrar algunos ejemplos:

Ejemplo 1

Qué me gustó ->  Presenta la matriz cruzada con las fases del proyecto y los entregables agrupados por frente (ej. pruebas, requerimientos funcionales, etc)


Ejemplo 2


Qué me gustó ->  Tiene la columna de Fecha Esperada (que debería coincidir con tu cronograma) y la Fecha Real (porque generalmente hay pequeños retrasos), también tiene la columna de Estado..  porque puede que el proveedor te lo haya entregado el 16 del mes pero tu no lo has aprobado, entones se hace necesario tambien tener fechas reales de entrega y aprobación no sea que como cliente seas tu quien no ha dado el visto bueno y por eso esté retrasado.

Práctica personal.  Una buena matriz en mi concepto debería tener:
  • Entregables agrupados tanto por proceso como por fase del cronograma.  Así es más fácil hacer seguimiento a esta matriz versus el mismo avance que voy teniendo en el cronograma.  Es decir, en cronograma estoy en ejecución pues busco en la misma columna el agrupado correspondiente.
  • Columna estado.  Me permite identificar fácilmente en qué esta el entregable.  En la imagen inferior hay entregables aceptados (que ya deben tener acta de aceptación formal), otros que el proveedor me ha entregado y yo estoy pendiente de aprobar y otros en blanco que no me han entregado :)
  • Fechas planeadas, y reales de entrega y aceptación.  La fecha planeada debería corresponder con el hito de cronograma, donde obviamente la entrega debe ser anterior a ésta para que el cliente tenga tiempo de validar el entregable.  Porqué hago la diferencia (que parece tan obvia), bueno un proveedor alguna vez atercaba que le debía pagar pues el me entregó el documento y el contrato sólo decía que se pagaba contra entregable entregado ...  gggrrr... cómo paga uno sin haber probado?  .. mugroso proveedor  eso es como si te tiraran encima del escritorio el documento, y tienes que pagar antes de poder verlo.... que tal !!... en fin.    Y es por esta experiencia que tocó llevar el seguimiento de cuándo lo entregaba (fecha de entrega) y cuándo lo aprobabamos nosotros (fecha aprobación) así logramos ajustar los tiempos para evitar los retrasos en el cronograma.
  • Uso de colores en las fechas vencidas.  Me gusta colocar en color rojo las fechas que tuvieron desfase, para identificarlas más fácilmente en el archivo en la imagen inferior se observa en los entregables de cronograma integral y plan de iteraciones.
Uniendo las características que me gustan, tendríamos algo parecido a la imagen siguiente:


De todas formas ten presente, que esta es una guía y debes buscar lo mejor que se adapte a tu tipo de proyecto para lograr el objetivo.

Excel - Como ver / ocultar los comentarios de una hoja

  EXCEL - Cómo ver / ocultar todos los comentarios de una hoja
Estaba revisando la matriz de entregables que tengo con mis proveedores y uno nuevo me la devuelve para revisión con todos los comentarios visibles... no sabía que eso se pudiera hacer y  mucho menos sabía cómo quitarlos..

Buscando.... buscando.. encontré cómo en este blog de Excel:

http://ideasdeexcel.blogspot.com.co/2014/12/ocultar-todos-los-comentarios-de-una.html





miércoles, 13 de abril de 2016

PM - Buenas prácticas a la hora de hacer un cronograma - Parte 2


B.  Desarrolla una línea base del modelo de cronograma

1. Define hitos.  

Sí son esas tareas de duración cero, no tienen recursos asignados, y son usados como marcas para medir el progreso, así como para definir el inicio y fin de varios eventos importantes del proyecto.  Ej. puedes tener hitos que simbolicen los inicios y fin de las etapas del proyecto, o los entregables contractuales de un proveedor a lo largo del proyecto.

2. Diseña las actividades del proyecto.  

Un buen diseño tiene presente:
  • La actividad es un elemento medible y discreto que es un elemento tangible del alcance del proyecto.
  • Una sola persona es responsable de la actividad y así mismo responsable de reportar su progreso.  Y es que bien dice el dicho cuando las cosas son de todos al final no son de nadie; aunque se requieran varios recursos para lograr la actividad debe ser una sola persona la responsable de ésta manera no se diluye en un montón de excusas tipo: "Dongo le dió a Borondongo, Borondo le dió a Bernabe,,," y etc (canción de Celia Cruz si es que alguien no la ha escuchado).
  • El nombre de la actividad describe el trabajo a lograr. Debe iniciar con un verbo conteniendo un objeto único y específico; sin dejar a confusión ni ambiguedades lo que és.  Los adjetivos pueden ayudar a aclarar ambiguedades.  La actividad es independiente del agrupamiento u ordenamiento del cronograma.  Ejemplo de NO hacer: digamos que queremos identificar una actividad que es hacer el documento de requisitos, la actividad No debería llamarse "Documento de requisitos" sino "Elaborar documento de requisitos".

    Práctica personal, cuando son varios módulos con las mismas actividades me gusta usar siglas para identificar a qué corresponde y de esta manera queda identificada de manera única sin ser tan larga su descripción.  Ej módulo de administración: adm, módulo de encuestas enc; entonces la tarea quedaría adm- Elaborar documento de requisitos.

    No ves la utilidad todavía?  OK.  Alguna vez has usado los reportes de MS Project o has tenido que filtrar una tarea? que tal un proyecto con 26 módulos que repiten lo mismo y sólo en el nombre de la tarea padre pusiste a qué módulo pertenece, al filtrar no tienes forma de saber la tarea de Elaborar documento a qué modulo pertenece....  y así hay muchos otros ejemplos... intenta extraer las tareas retrasadas: MS Project muy juicioso dice: Elaborar documento.. y tu respondes: sí pero de qué módulo ?? grrr....
  • El trabajo de una actividad, una vez iniciado debe continuar sin interrupciones.  Si por alguna fuerza sobrenatural se suspende o retrasa, lo mejor es dividir la actividad para reflejar este comportamiento de interrupción.  Recuerda que hacer esta modificación en la que cambias la linea base implica generar y aprobar un control de cambios.

    Generalmente la duración de una actividad debería ser menos de dos veces el ciclo de actualización, así podras reportar su inicio y fin en 1 o 2 periodos de reporte de avance del proyecto,
3. Secuenciar las actividades del proyecto.  

Todas las actividades e hitos excepto la primera y la última deberían tener una predecesora y una sucesora.  Pensemos un rato la lógica de esto....  eureka !!  pues claro!...  al tener el cronograma definido de esta manera garantiza que no tendrás actividades abiertas que no sabes cuándo terminan o  después de qué seguían, o hitos que no sabes si puedes dar al 100% terminados.  

Es aconsejable usar relaciones del tipo FS (fin inicio), si vas a incluir Lags estos deben obedecer a situaciones físicas necesarias,  Ej. después del comité que aprueba la compra de un equipo, la maquina demora 20 días en estar lista.. entonces a la tarea de Configurar máquina deberemos colocarle de predecesora el hito de aprobación de compra del comité +20d. 

Esta práctica permite un  mejor control del cronograma, ya que evidencia claramente en qué tarea (cliente o proveedor) estás teniendo problemas.

Es posible también que requieras dejar "quemada" una fecha Ej. inicio de una licitación, no depende de una tarea predecesora de tu cronograma, no, la entidad dice en que fecha es y punto.  

Sin embargo, ten mucho mucho cuidado con quemar fechas para reflejar cuándo un recurso puede atender esa tarea, pégate ahora mismo en la cabeza... no has entendido aún? ...  

yodaPara reflejar este comportamiento usa predecesoras...  el quemar una fecha te distorsiona el avance del cronograma: si la actividad que debería ser predecesora se adelanta no vas a ver lo demás que puedes adelantar precisamente porque le impusiste una fecha de inicio, y si se retrasa la supuesta predecesora tampoco vas a ver que no puedes hacer ésta tarea por la imposición de fecha.  Deja fluír el cronograma Obi-Wan Kenobi, él te guiará...  


4. Determina los recursos para cada actividad

Es demasiado claro como para tener algo adicional que decir.

5. Determina la duración de cada actividad

Sabes porque se hace primero la definición del tipo de recurso y luego se estima la duración?...  si!  porque dependiendo de las habilidades del recurso será el tiempo que le tome completar la tarea, no es lo mismo un consultor junior que uno Senior.

6. Analiza el cronograma resultante

Esto parece tan obvio cuando recién se lee, pero no lo és. Algunos PM creen que hasta antes de esta actividad ya terminó su trabajo, pero has analizado que por ejemplo no haya sobrecarga de recursos? además debes hacer nivelación de recursos.. que tal que un mes estés trabajando 4.000 horas, al siguiente tengas apenas 100 horas y luego 2.500?  no, no, no..  La idea es que a lo largo del proyecto todos estén asignados 100% mes tras mes.

7. Aprueba el cronograma

8. Linea base del modelo del cronograma

Una vez aprobado tu cronograma debes quemar la linea base, ya que sobre ésta será medido el rendimiento del mismo,   Sólo se puede modificar una linea base mediante control de cambios, si te quedo mal el nombre de un recurso entonces control de cambios (CC), si se te quedó en el calendario un festivo sin registrar entonces CC, si necesitas agregar media hora a una actividad entonces CC.. si se te quedó una s al final por fuera.. no pregunte mas que ya sabe la respuesta.... Control de cambios.

Mejor dicho una vez quemada, ud no tiene derecho a volver a tocar la linea base.

................. Continúa leyendo la parte 3, deja un comentario así la próxima entrega te informare.......