PM - Buenas prácticas a la hora de hacer un cronograma - Parte 2

B.  Desarrolla una línea base del modelo de cronograma, 

1. Define hitos.  

Sí son esas tareas de duración cero, no tienen recursos asignados, y son usados como marcas para medir el progreso, así como para definir el inicio y fin de varios eventos importantes del proyecto.  Ej. puedes tener hitos que simbolicen los inicios y fin de las etapas del proyecto, o los entregables contractuales de un proveedor a lo largo del proyecto.

2. Diseña las actividades del proyecto.  

Un buen diseño tiene presente:

• La actividad es un elemento medible y discreto que es un elemento tangible del alcance del proyecto.
• Una sola persona es responsable de la actividad y así mismo responsable de reportar su progreso.  Y es que bien dice el dicho cuando las cosas son de todos al final no son de nadie; aunque se requieran varios recursos para lograr la actividad debe ser una sola persona la responsable de ésta manera no se diluye en un montón de excusas tipo: "Dongo le dió a Borondongo, Borondo le dió a Bernabe,,," y etc (canción de Celia Cruz si es que alguien no la ha escuchado).
• El nombre de la actividad describe el trabajo a lograr. Debe iniciar con un verbo conteniendo un objeto único y específico; sin dejar a confusión ni ambiguedades lo que és.  Los adjetivos pueden ayudar a aclarar ambiguedades.  La actividad es independiente del agrupamiento u ordenamiento del cronograma.  Ejemplo de NO hacer: digamos que queremos identificar una actividad que es hacer el documento de requisitos, la actividad No debería llamarse "Documento de requisitos" sino "Elaborar documento de requisitos".
  
  Práctica personal, cuando son varios módulos con las mismas actividades me gusta usar siglas para identificar a qué corresponde y de esta manera queda identificada de manera única sin ser tan larga su descripción.  Ej módulo de administración: adm, módulo de encuestas enc; entonces la tarea quedaría adm- Elaborar documento de requisitos.
  
  No ves la utilidad todavía?  OK.  Alguna vez has usado los reportes de MS Project o has tenido que filtrar una tarea? que tal un proyecto con 26 módulos que repiten lo mismo y sólo en el nombre de la tarea padre pusiste a qué módulo pertenece, al filtrar no tienes forma de saber la tarea de Elaborar documento a qué modulo pertenece....  y así hay muchos otros ejemplos... intenta extraer las tareas retrasadas: MS Project muy juicioso dice: Elaborar documento.. y tu respondes: sí pero de qué módulo ?? grrr....

• El trabajo de una actividad, una vez iniciado debe continuar sin interrupciones.  Si por alguna fuerza sobrenatural se suspende o retrasa, lo mejor es dividir la actividad para reflejar este comportamiento de interrupción.  Recuerda que hacer esta modificación en la que cambias la linea base implica generar y aprobar un control de cambios.
  
  Generalmente la duración de una actividad debería ser menos de dos veces el ciclo de actualización, así podras reportar su inicio y fin en 1 o 2 periodos de reporte de avance del proyecto,

3. Secuenciar las actividades del proyecto.  

Todas las actividades e hitos excepto la primera y la última deberían tener una predecesora y una sucesora.  Pensemos un rato la lógica de esto....  eureka !!  pues claro!...  al tener el cronograma definido de esta manera garantiza que no tendrás actividades abiertas que no sabes cuándo terminan o  después de qué seguían, o hitos que no sabes si puedes dar al 100% terminados.  

Es aconsejable usar relaciones del tipo FS (fin inicio), si vas a incluir Lags estos deben obedecer a situaciones físicas necesarias,  Ej. después del comité que aprueba la compra de un equipo, la maquina demora 20 días en estar lista.. entonces a la tarea de Configurar máquina deberemos colocarle de predecesora el hito de aprobación de compra del comité +20d. 

Esta práctica permite un  mejor control del cronograma, ya que evidencia claramente en qué tarea (cliente o proveedor) estás teniendo problemas.

Es posible también que requieras dejar "quemada" una fecha Ej. inicio de una licitación, no depende de una tarea predecesora de tu cronograma, no, la entidad dice en que fecha es y punto.  

Sin embargo, ten mucho mucho cuidado con quemar fechas para reflejar cuándo un recurso puede atender esa tarea, pégate ahora mismo en la cabeza... no has entendido aún? ...  

Para reflejar este comportamiento usa predecesoras...  el quemar una fecha te distorsiona el avance del cronograma: si la actividad que debería ser predecesora se adelanta no vas a ver lo demás que puedes adelantar precisamente porque le impusiste una fecha de inicio, y si se retrasa la supuesta predecesora tampoco vas a ver que no puedes hacer ésta tarea por la imposición de fecha.  Deja fluír el cronograma Obi-Wan Kenobi, él te guiará...  

4. Determina los recursos para cada actividad

Es demasiado claro como para tener algo adicional que decir.

5. Determina la duración de cada actividad

Sabes porque se hace primero la definición del tipo de recurso y luego se estima la duración?...  si!  porque dependiendo de las habilidades del recurso será el tiempo que le tome completar la tarea, no es lo mismo un consultor junior que uno Senior.

6. Analiza el cronograma resultante

Esto parece tan obvio cuando recién se lee, pero no lo és. Algunos PM creen que hasta antes de esta actividad ya terminó su trabajo, pero has analizado que por ejemplo no haya sobrecarga de recursos? además debes hacer nivelación de recursos.. que tal que un mes estés trabajando 4.000 horas, al siguiente tengas apenas 100 horas y luego 2.500?  no, no, no..  La idea es que a lo largo del proyecto todos estén asignados 100% mes tras mes.

7. Aprueba el cronograma

8. Linea base del modelo del cronograma

Una vez aprobado tu cronograma debes quemar la linea base, ya que sobre ésta será medido el rendimiento del mismo,   Sólo se puede modificar una linea base mediante control de cambios, si te quedo mal el nombre de un recurso entonces control de cambios (CC), si se te quedó en el calendario un festivo sin registrar entonces CC, si necesitas agregar media hora a una actividad entonces CC.. si se te quedó una s al final por fuera.. no pregunte mas que ya sabe la respuesta.... Control de cambios.

Mejor dicho una vez quemada, ud no tiene derecho a volver a tocar la linea base.

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